Dynalist → Excelタスク管理ソフト 時間の概念を取り入れたタスク管理

Excelタスク管理ソフト

4月25日に税理士の井ノ上陽一さんが開催された「タスク管理セミナー」に参加して、1週間ほど実践しています。

タスク管理の流れ

タスクを収集する

タスク管理に使うツールはこの2つ。

  • Dynalist
  • セミナーで提供されたExcelのタスク管理ソフト

Dynalistに「INBOX」というトピックを作成します(セミナーではEvernoteを使っておられますが、私は以前から使い慣れているDynalistを使っています)。

この INBOX に日々思いつくこと、今日あったことなどなどタスクに関わらず何でも入力します。

PCを開いているときはPCで、それ以外のときはスマホで、とにかく何でもです。

翌日の朝にDynalist → Excelに移す

INBOXにはタスクに関わらず様々なメモがたまっているはずです。

たまったメモを整理します。「Ctrl + ↑↓」を使うとすばやく項目の順番を入れ変えることができます。

タスク以外はDynalistの該当するトピックへ移動、タスクはExcelへコピペして INBOXは必ず空にします。

DynalistからExcelへコピペするときは

Dynalistに入力しているタスクを「Shift + ↑↓」を使って選択(マウスでも選択できる)

マウスの右クリックではコピーできないので 「Ctrl + C」 でコピーする。

Excelで「Ctrl + ↓」でタスクリストの1番下まで移動する。

タスクをペーストする。するとExcelの「テーブル」という機能で、ペーストすると書式や数式もちゃんとコピーされます。

タスクにかかる時間、やる日を決める

タスクにかかる時間を「見積」の欄に入力。

今日やるタスクについては見積時間をもとにすべてのタスクが終了する予定時間が表示されるので、表示が「15:00」となるように今日の日付を入力。

残りのタスクは明日以降の日付を入力。

あとは淡々とタスクをこなしていくという流れです。

終了予定を「15:00」にするというのは、必ず15:00に終わるというのではなく、絶対に見積通りにはいかないので2~3時間程度の余裕を見てタスクを入れ過ぎないようにするためです。

実際には18:00までは作業しても構わないことにしています。

まとめ

このタスク管理をはじめて1週間たちましたが、今までやっていたタスク管理よりモヤモヤが減った感じがしています。

以前はDynalistに「タスク」というトピックをつくってそのうちの今日やるタスクのみをExcelに移すというように管理をしていましたが、どんどんタスクがたまる一方で、なかなかExcelに移せないモヤモヤがいつも付きまとっていました。

すべてのタスクを必ずExcelに移して、見積時間の合計で今日できるタスクを設定するこのやり方は、Excelにタスクがたまっていくのは同じことなのですが、いつかはできるという気持ちになり、モヤモヤが減っているのだと思います。

また「終了時刻」も以前はあまり意識せずにやっていて、今日も知らない間に18:00になってしまっていたということがよくありましたが、終了時刻を基準に見積時間を設定するので常に終了時刻を意識することになり「あっという間」という感覚は減っているように感じています。

まだ1週間なので効果のほどはわかりませんが、習慣化すれば時間を有効に使えるようになるのではと期待しています。

参考ページ

この記事を書いた人

大西 務

京都府在住。2007年行政書士試験に合格。独立することを夢見つつ、製薬会社の薬事部門で申請や届出などの業務を10年やってきました。2019年の年末に退職し、2020年7月に「行政書士大西事務所」を開業しました。妻1人、チワワ1匹。温泉好きのいぬバカが書いています。